Elektroniczna dokumentacja medyczna


EDM

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna to zbiór wszelkiego rodzaju danych medycznych gromadzonych oraz przechowywanych w postaci elektronicznej.
W myśl Ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia elektroniczną dokumentację medyczną należy rozumieć jako:

  • dokument elektroniczny umożliwiający usługobiorcy uzyskanie świadczenia opieki zdrowotnej określonego rodzaju, w przypadku usługodawcy będącego świadczeniodawcą, o którym mowa w art. 5 pkt 41 lit. d ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581), apteką ogólnodostępną lub punktem aptecznym,
  • dokumentację medyczną, o której mowa w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2012 r. poz. 159, z późn. zm.2) ), wytworzoną w postaci elektronicznej, zawierającą dane o udzielonych, udzielanych i planowanych świadczeniach opieki zdrowotnej, w tym dokument elektroniczny umożliwiający usługobiorcy uzyskanie świadczenia opieki zdrowotnej określonego rodzaju, w przypadku usługodawcy innego niż wymieniony w lit. a;

 

Choć zawarta w ustawie definicja EDM może wydawać się nieco skomplikowana, w rzeczywistości obsługa Elektronicznej Dokumentacji Medycznej dzięki specjalnie w tym celu stworzonym systemom informatycznym może być bardzo intuicyjna i prosta. Oprogramowanie EDM powinno wspierać organizację pracy wszelkiego rodzaju placówek medycznych – od gabinetów prywatnych po wielospecjalistyczne przychodnie oraz szpitale. Większość oferowanych na polskim rynku systemów obok obowiązkowego przechowywania danych oferuje szereg innych udogodnień mających na celu usprawnienie pracy placówki. Na funkcjonalność oprogramowania EDM składają się m.in.

  • Integracja z Systememen Informacji Medycznej (SIM) umożliwiająca wgląd do wszelkich danych medycznych pacjenta,
  • Możliwość tworzenia harmonogramu pracy placówki, w tym np. umawiania dat kolejnych wizyt,
  • Możliwość wydruku dokumentów takich jak np. recepty czy skierowania,
  • Integracja systemu z bazą leków, bazą schorzeń i chorób (ICD-10), bazą procedur medycznych (ICD-9) pomocnych w prowadzeniu dokumentacji medycznych oraz generowaniu recept,
  • Dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca w świecie – praca w chmurze.

 


Podstawa prawna

23 lipca 2014 r. prezydent Bronisław Komorowski podpisał nowelizację ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia. Zmiany dotyczyły art. 56 ustawy, który w obecnym brzmieniu dopuszcza możliwość prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci papierowej lub elektronicznej do dnia 31 lipca 2017 r., natomiast od 1 sierpnia 2017 roku już tylko w formie elektronicznej.

Wcześniejsze przepisy prawne nakładały obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej od dnia 1 sierpnia 2014. Nowelizacja ustawy weszła w życie z dniem 31 lipca 2014.


Dlaczego warto zainwestować w EDM już dziś?

Prowadzenie dokumentacji medycznej wyłącznie w postaci elektronicznej stanie się obowiązkiem 1 sierpnia 2017. Jednak już dziś warto skorzystać z udogodnień, jakie niesie ze sobą EDM.

Zaliczyć do nich można m.in.:

  • Niektóre z dostępnych na rynku systemów do obsługi EDM oparte są na pracy w chmurze, która pozwala na wgląd do historii choroby pacjenta o każdym miejscu i czasie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku braku dostępu do tradycyjnej dokumentacji papierowej – np. podczas wizyt domowych.

  • Korzystanie z Elektronicznej Dokumentacji Medycznej dzięki integracji z Systemem Informacji Medycznej (SIM) daje możliwość wymiany pomiędzy specjalistami informacji na temat historii choroby i leczenia pacjenta, zdjęć czy wyników badań. Znacząco usprawnia to proces leczenia oraz podjęcie skutecznych działań terapeutycznych.

  • Wyeliminowanie dokumentacji wypełnianej ręcznie rozwiązuje problem nieczytelności dokumentów. Stosowanie EDM położy kres wydawaniu przez apteki nieodpowiednich leków czy też podejmowaniu nieodpowiednich procedur medycznych.

  • Dostęp do danych medycznych pacjenta posiadają jedynie osoby do tego uprawnione. Przechowywane w EDM dane chronione są specjalnymi certyfikatami bezpieczeństwa.

  • Dane gromadzone w formie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej przechowywane są także w postaci kopii zapasowej zlokalizowanej na innym serwerze. Rozwiązanie to stanowi zabezpieczenie na wypadek zniszczenia lub kradzieży serwera.

  • Oprogramowanie do obsługi EDM daje możliwość zsynchronizowania prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej z obsługą rozliczeń z NFZ. Znosi to konieczność wielokrotnego wypełniania i przesyłania dokumentacji papierowej, co znacząco zmniejsza zakres niezbędnej biurokracji.

  • Nierzadko wśród personelu medycznego i administracyjnego można napotkać niechęć oraz obawy związane ze zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń odnośnie prowadzenia dokumentacji medycznej. Czas poprzedzający wejście w życie obowiązku prowadzenia EDM, warto zatem wykorzystać na zdobycie doświadczenia w obsłudze nieznanego do tej pory systemu. Inwestycja ta niewątpliwie zaprocentuje w niedalekiej przyszłości, kiedy prowadzenie EDM stanie się obowiązkiem – zaznajomienie z obsługą programu pozwoli na uniknięcie błędów wynikających z braku wiedzy oraz doświadczenia.

 


System Informacji Medycznej (SIM)

System Informacji Medycznej (SIM) dzięki integracji z bazami danych EMD administrowanymi przez pojedyncze jednostki ochrony zdrowia (przychodnie, szpitale, praktyki prywatne itp.) umożliwia szybki przepływ informacji pomiędzy uprawnionymi do tego osobami/placówkami. Sprawna wymiana informacji pomiędzy specjalistami implikuje z kolei oszczędność kosztów oraz czasu lekarza i pacjenta poprzez szybsze podjęcie skutecznych działań terapeutycznych.

System Informacji medycznych (SIM) obsługiwany jest przez dwie platformy:

  • Platformę Udostępniania On-Line Usług i Zasobów Cyfrowych Rejestrów Medycznych (PUU)
  • 2. Elektroniczną Platformę Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych (EPG).

 

Zewnętrzni dostawcy usług EDM działają w warunkach konkurencji, a co za tym idzie każda z placówek medycznych ma możliwość indywidualnego wyboru rozwiązania maksymalnie dopasowanego do jej potrzeb. Dostępne na rynku oprogramowania EDM różnią się w zależności od specjalności i specyfiki działalności potencjalnego użytkownika (szpital, przychodnia, itp.). Wszystkie jednak powinny uwzględniać ogólnie przyjęte oznaczenia i wytyczne dla interoperacyjności z SIM.


MedFile – rozwiązanie na miarę Twoich potrzeb

MedFile to oprogramowanie umożliwiające prowadzenie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Ze względu na swą szeroką funkcjonalność dedykowane jest zarówno dla pojedynczych gabinetów jak i całych przychodni.

Oprogramowanie spełnia wytyczne MZ w zakresie prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, a obok niezawodnej ochrony gromadzonych danych oraz niemalże nieograniczonego do nich dostępu, MedFile cechuje także prosta i intuicyjna obsługa.

Poznaj możliwości, jakie oferuje MedFile
MedFile – nowa jakość w obsłudze elektronicznej dokumentacji medycznej


Tajemniczy Klient

Profesjonalna realizacja badania Mystery Shopping wymaga wcześniejszego przygotowania scenariusza. W scenariuszu powinny zostać wyodrębnione poszczególne cele badawcze, a także pytania, na które wykonawca będzie się starał znaleźć odpowiedź. Powodzenie badania Mystery Client jest w dużym stopniu zależne od prawidłowego doboru audytorów. Po wstępnym wyborze tajemniczych klientów do projektu, zostają oni poddani szkoleniu grupowemu.

Audytor po udaniu się na miejsce badania, w pierwszej kolejności dokonuje ogólnej obserwacji funkcjonowania placówki. Sprawdza m.in. ekspozycję towaru, czystość w pomieszczeniach, a także sposób obsługi klientów przez pracowników zatrudnionych w placówce.

Prawidłowy przebieg badania mystery shopping wymaga wdrożenia metod kontroli pracy tajemniczych klientów. Najczęściej stosowaną z nich jest ukryta obserwacja w miejscu przeprowadzania wizyt. Audytorzy są również zobowiązywani do tego, aby przedstawiać dokumentację z badania, zwykle w postaci fotografii przedstawiających paragon lub fakturę. Możliwe jest również sporządzanie dokumentacji w formie nagrań video lub audio.


Badania satysfakcji pacjentów

Większość firm posiada swoją strategię działania, której zadaniem jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w działającej branży. Badania satysfakcji pacjentów przeprowadzane są także przez zainteresowane szpitale. Dzięki tym badaniom możliwe staje się dotarcie do większej liczby kontrahentów oraz przekonanie do placówki niezadowolonych jak dotąd pacjentów. Dobrze, jeśli tego typu badanie zostaje zlecone do przeprowadzenia firmie zewnętrznej, która na co dzień zajmuje się badaniami. Wpływa to na obiektywność, rzetelność i fachowość przeprowadzonych wyników, a następnie na otrzymane wnioski.

Aby szpital funkcjonował poprawniej i wiedział czego oczekują jego pacjenci, przeprowadza się badania opinii pacjentów. W tym celu przeprowadzana jest ankietyzacja pacjentów, a w owych ankietach pacjentów pytania dotykają sfery życzliwości, zaangażowania personelu, czystości w szpitalu oraz wielu innych, nierzadko drażliwych pytań. Badania ankietowe pacjentów powinny przebiegać według wcześniej przygotowanego planu, czyli powinny być prowadzone w systematyczny sposób. Głównym celem przeprowadzanych badań pacjentów szpitala powinno być ciągłe usprawnianie, udoskonalanie i podnoszenie jakości usług, co przekłada się na sprawniejsze funkcjonowanie szpitala.

Otrzymywane dane z badań są zestawiane w zbiorcze zestawienia, które następnie przedstawiają opinię pacjentów o różnych obszarach funkcjonowania szpitala. Warto zapamiętać, że badania ankietowe pacjentów szpitala służą do ciągłego pchania szpitala do rozwoju, a nie jak mylnie się sądzi, iż prowadzi się je w celu podważania kompetencji pracowników. Otrzymywane wyniki nie są jednak gotowym narzędziem zmiany, służą one pomocą w znalezieniu odpowiedniej drogi rozwoju. Najważniejszym elementem badań jest zaangażowanie całego personelu medycznego w procesy modyfikacji, budowania, usprawniania codziennej pracy z pacjentami.

Proces konceptualizacji badawczej zawiera dobór odpowiednich metod i technik w celu sprawnego przeprowadzenia ów badań. Warto zwrócić uwagę, na wybór jednej bądź dwóch metod i na nich oprzeć swoje badania, gdyż zbyt duża liczba może spowodować pewien dyskomfort. Wśród dostępnych metod badawczych wyróżnia się jakościowe: indywidualne wywiady pogłębione (IDI), zogniskowane wywiady grupowe (FGI), Tajemniczy klient (Mystery Client/Shopping). Do metod ilościowych zalicza się: tradycyjne ankiety papierowe (PAPI), badania telefoniczne (CATI), badania wspomagane komputerowo (CAPI), ankiety internetowe (CAWI). W skrócie, ankietyzacja pacjentów dostarcza kluczowych informacji na dany temat.

Bardzo często ludzie tworzą swoje wyobrażenia i opinię na dany temat korzystając głównie z opinii innych ludzi, co niewątpliwie jest kolejnym powodem, aby przeprowadzać ankietyzację pacjentów, w celu zmiany wizerunku szpitala. Dobre opinie wpływają pozytywnie na PR placówki, a dzięki temu wzrasta wskaźnik rekomendacji netto. Badania satysfakcji informują również o mocnych i słabych stronach szpitala.